○bet36体育在线_10bet体育-【唯一授权网站】@お茶の水女子大学個人情報の管理に関する規則
平成17年3月24日
制定
(趣旨)
第1条 この規則は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「保護法」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)に基づき、bet36体育在线_10bet体育-【唯一授权网站】@お茶の水女子大学(以下「本学」という。)の保有する個人情報の適切な管理に関し必要な事項を定める。
(定義)
第2条 この規則における用語の定義は、次のとおりとする。
(1) 「個人情報」とは、保護法第2条第1項に規定する個人情報をいう。
(2) 「個人識別符号」とは、保護法第2条第2項に規定するものをいう。
(3) 「要配慮個人情報」とは、保護法第2条第3項に規定する個人情報をいう。
(4) 「個人データ」とは、保護法第16条第3項に規定する個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(5) 「保有個人データ」とは、保護法第16条第4項に規定する個人データであって、本学が保有するものをいう。
(6) 「保有個人情報」とは、保護法第60条第1項に規定する個人情報であって、本学が保有するものをいう。
(7) 「個人情報ファイル」とは、保護法第60条第2項に規定する保有個人情報を含む情報の集合物をいう。
(8) 「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。
(9) 「匿名加工情報」とは、保護法第2条第6項に規定する情報をいう。
(10) 「行政機関等匿名加工情報」とは、保護法第60条第3項に規定する匿名加工情報をいう。
(11) 「行政機関等匿名加工情報ファイル」とは、保護法第60条第4項に規定する行政機関等匿名加工情報を含む情報の集合物をいう。
(12) 「削除情報」とは、保護法第109条第4項に規定する削除した記述等及び個人識別符号をいう。
(13) 「個人番号」とは、番号法第2条第5項に規定する個人番号をいう。
(14) 「特定個人情報」とは、番号法第2条第8項に規定する個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
(15) 「特定個人情報ファイル」とは、番号法第2条第9項に規定する個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
(16) 「部局」とは、学長戦略機構、監査室、各学部、大学院人間文化創成科学研究科、附属図書館、保健管理センター、基幹研究院、各機構、各学内共同教育研究施設、附属学校部、学校教育研究部、各附属学校、保育所、こども園及び事務組織をいう。
(総括保護管理者)
第3条 本学に、総括保護管理者を置き、総務を担当する副学長をもって充てる。
2 総括保護管理者は、本学における保有個人データ、保有個人情報及び個人番号(以下「保有個人情報等」という。)の管理に関する事務を総括するものとする。
(保護管理者)
第4条 保有個人情報等を取り扱う部局に、保護管理者を置き、当該部局の長(学長戦略機構及び監査室にあっては、総務を担当する副学長)をもって充てる。
2 保護管理者は、各部局における保有個人情報等の適切な管理を確保するものとする。保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合、保護管理者は、当該情報システムの管理者と連携して、取り扱うものとする。
(保護担当者)
第5条 保有個人情報等を取り扱う部局に、保護担当者を置き、当該部局の保護管理者が指定する部局の職員をもって充てる。
2 保護担当者は、各部局の保護管理者を補佐し、保有個人情報等の管理に関する事務を行うものとする。
(事務取扱責任者)
第6条 個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う監査室及び事務組織の各課(以下「室及び課」という。)に、事務取扱責任者を置き、室及び課の長をもって充てる。
2 事務取扱責任者は、本学における特定個人情報等を適切に管理するものとする。
(事務取扱担当者)
第7条 事務取扱責任者は、当該室及び課の職員の中から事務取扱担当者を置き、その役割及び取り扱う特定個人情報等の範囲を指定するものとする。
2 事務取扱担当者は、事務取扱責任者を補佐し、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)における保有個人情報等の管理に関する事務を行うものとする。
(監査責任者)
第8条 本学に、監査責任者を置き、学長が指名する監事をもって充てる。
2 監査責任者は、保有個人情報等の管理の状況について監査するものとする。
(委員会)
第9条 総括保護管理者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡?調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催する。
(教育研修)
第10条 総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下「職員」という。)に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2 保護管理者は、保有個人情報等の適切な管理のために、当該部局の職員に対して、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、部局の現場における保有個人情報等の適切な管理のための教育研修を実施するものとする。
4 総括保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
(職員の責務)
第11条 職員は、保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
(個人情報等の保有の制限等)
第12条 保護管理者及び事務取扱責任者(以下「保護管理者等」という。)は、個人情報及び特定個人情報等(以下「個人情報等」という。)を保有するに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)を特定しなければならない。
2 保護管理者等は、利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
(利用目的による制限)
第13条 役員及び職員は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報等を取り扱ってはならない。
2 前項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5) 当該個人情報を学術研究の用に供する目的(以下「学術研究目的」という。)で取り扱う必要があるとき(当該個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
(6) 学術研究機関等に個人データを提供する場合であって、当該学術研究機関等が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
(不適正な利用の禁止)
第14条 役員及び職員は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならない。
(適正な取得)
第15条 役員及び職員は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
2 役員及び職員は、保護法第20条第2項各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。
(取得に際しての利用目的の通知等)
第16条 役員及び職員は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
2 役員及び職員は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電磁的記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
3 役員及び職員は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。
4 前3項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本学の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
(3) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
(データ内容の正確性の確保等)
第17条 役員及び職員は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。
(第三者提供の制限)
第18条 役員及び職員は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5) 当該個人データの提供が学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき(個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
(6) 当該個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき(当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)(役員及び職員と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。)。
(7) 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
2 役員及び職員は、第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出たときは、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。
(1) 第三者への提供を行う役員及び職員の氏名並びに住所並びに法人として提供を行う場合にあっては、学長の氏名
(2) 第三者への提供を利用目的とすること。
(3) 第三者に提供される個人データの項目
(4) 第三者に提供される個人データの取得の方法
(5) 第三者への提供の方法
(6) 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。
(7) 本人の求めを受け付ける方法
(8) その他個人の権利利益を保護するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める事項
4 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前各項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
(1) 役員及び職員が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合
(2) 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合
(3) 特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的並びに当該個人データの管理について責任を有する役員及び職員の氏名並びに住所並びに法人として提供を行う場合にあっては、学長の氏名について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
6 事務取扱責任者は、番号法第19条各号に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
(外国にある第三者への提供の制限)
第19条 役員及び職員は、外国(本邦の域外にある国又は地域をいう。以下同じ。)(個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として個人情報保護委員会規則で定めるものを除く。以下同じ。)にある第三者(個人データの取扱いについて本規則の規定により個人情報取扱事業者が講ずべきこととされている措置に相当する措置(第3項において「相当措置」という。)を継続的に講ずるために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制を整備している者を除く。以下この項及び次項において同じ。)に個人データを提供する場合には、前条第1項各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得なければならない。この場合においては、同条の規定は、適用しない。
2 役員及び職員は、前項の規定により本人の同意を得ようとする場合には、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を当該本人に提供しなければならない。
3 役員及び職員は、個人データを外国にある第三者(第1項に規定する体制を整備している者に限る。)に提供した場合には、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供しなければならない。
2 役員及び職員は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。
(1) 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名
(2) 当該第三者による当該個人データの取得の経緯
2 役員及び職員は、第1項の規定による確認を行ったときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認に係る事項その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。
3 役員及び職員は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。
読み替えられる本規則の規定 | 読み替えられる字句 | 読み替える字句 |
あらかじめ本人の同意を得ないで、前条 | ||
法令に基づく場合 | 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第9条第5項の規定に基づく場合 | |
本人 | 本人の同意があり、又は本人 |
(個人番号を取り扱う事務の範囲)
第23条 本学が個人番号を取り扱う事務の範囲は、次のとおりとする。
(1) 所得税法(昭和40年法律第33号)その他所得税に関する法律により行う事務
(2) 地方税法(昭和25年法律第226号)その他地方税に関する法律により行う事務
(3) 雇用保険法(昭和49年法律第116号)により行う事務
(4) 労働者災害補償保険法(昭和22年法律第50号)により行う事務
(5) 国家公務員共済組合法(昭和33年法律第128号)により行う事務
(6) 健康保険法(大正11年法律第70号)により行う事務
(7) 厚生年金保険法(昭和29年法律第115号)により行う事務
(8) 国民年金保険法(昭和34年法律第141号)により行う事務
(9) 学校保健安全法(昭和33年法律第56号)により行う事務
(10) 高等学校等就学支援金の支給に関する法律(平成22年法律第18号)により行う事務
(11) その他番号法及び関係法令により行う事務
(個人番号の収集?保管の制限)
第24条 本学は、前条に掲げる事務を行うために必要な場合を除き、個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
2 本学は、事務を行うために個人番号の提供又は本人確認(以下「個人番号の提供等」という。)を求めた者がこれに応じない場合には、番号法の趣旨及び意義について説明し個人番号の提供等に応じるよう求めるものとする。
3 前項の求めにも関わらず個人番号の提供等に応じない場合には、その経緯等を記録するものとする。
(個人情報ファイル簿)
第25条 保護管理者等は、個人情報ファイル(保護法第75条第2項各号に掲げるもの及び同条第3項の規定により個人情報ファイル簿に掲載しないものを除く。以下同じ。)及び特定個人情報ファイル(以下「個人情報ファイル等」という。)を保有するに至ったときは、直ちに、保護法第74条第1項第1号から第7号まで、第9号及び第10号、保護法第110条各号並びに保護法第117条の各号の事項を記載した別紙様式により個人情報ファイル簿を作成し、総括保護管理者に提出しなければならない。
2 総括保護管理者は、前項の届出を受けたときは、個人情報の保護に関する法律施行令第21条第5項に基づき、速やかに個人情報ファイル簿をbet36体育在线_10bet体育-【唯一授权网站】@お茶の水女子大学情報公開室において一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の情報通信の技術を利用する方法により公表しなければならない。
3 保護管理者等は、個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは、直ちに、当該個人情報ファイル簿を修正し、総括保護管理者に提出しなければならない。
4 保護管理者等は、個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルの保有をやめたとき、又はその個人情報ファイルが保護法第74条第2項第9号に該当するに至ったときは、遅滞なく、当該個人情報ファイルについての記載を消除するように総括保護管理者に申し出なければならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第26条 本学は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(アクセス制限)
第27条 保護管理者等は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する職員の範囲と権限の内容を、当該者が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2 アクセスする権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセスする権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第28条 保護管理者等は、次に掲げる行為については、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定するものとする。職員は、保護管理者等の指示に従い行うものとする。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第29条 職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者等の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(媒体の管理等)
第30条 職員は、保有個人情報等が記録されている媒体を保護管理者等の指示する場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行うものとする。
2 職員は、保有個人情報等が記録されている媒体を外部に持ち出す場合には、原則としてパスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
(廃棄等)
第31条 職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者等の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
2 保有個人情報等の消去や保有個人情報等が記録されている媒体の廃棄を委託する場合(二以上の段階にわたる委託を含む。)には、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取るなど、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認しなければならない。
(保有個人情報等の取扱状況の記録)
第32条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
2 事務取扱責任者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録するものとする。
(外的環境の把握)
第33条 個人情報等が、外国において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(行政機関等匿名加工情報の作成及び提供等)
第34条 本学は、保護法の規定に従い、行政機関等匿名加工情報(行政機関等匿名加工情報ファイルを構成するものに限る。)を作成し、及び提供することができる。
2 職員は、法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために行政機関等匿名加工情報及び削除情報(個人情報に該当するものに限る。)を自ら利用し、又は提供してはならない。
3 行政機関等匿名加工情報及び削除情報の作成及び提供等に関し、必要な事項は、別に定める。
(取扱区域)
第35条 事務取扱責任者は取扱区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
2 保護管理者等は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時に見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の監視)
第37条 保護管理者等は、保有個人情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を5年間保存し、アクセス記録を定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者等は、保有個人情報等を含むか又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずるものとする。
3 保護管理者等は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第38条 保護管理者等は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第39条 保護管理者等は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第40条 保護管理者等は、不正プログラムによる保有個人情報等の漏えい、滅失又はき損の防止のため、ソフトウエアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウエアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有個人情報の処理)
第41条 職員は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。保護管理者等は、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(暗号化)
第42条 保護管理者等は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。職員は、これを踏まえその処理する保有個人情報等について、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行うものとする。
(入力情報の照合等)
第43条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第44条 保護管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第45条 保護管理者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(記録機能を有する機器?媒体の接続制限)
第46条 保護管理者等は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器?媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第47条 保護管理者等は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第48条 保護管理者等は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、保護管理者等が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第49条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
(入退室の管理)
第50条 保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室等(以下「情報サーバ室等」という。)に入室する権限を有する者を指定するとともに、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が入室する場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。また、保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、必要があると認めるときは、情報サーバ室等の出入口の特定化による入退室の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、情報サーバ室等及び保管施設の入退室の管理について、必要があると認めるときは、入室に係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(情報サーバ室等の管理)
第51条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報サーバ室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、災害等に備え、情報サーバ室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
(業務の委託等)
第52条 保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報等に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。本号及び第5項において同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報等の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報等の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報等の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報等の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
2 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先について、番号法に基づき本学が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するものとする。
3 個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報等の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
4 個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る個人情報等の秘匿性等その内容やその量等に応じて、委託先における管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地検査により確認するものとする。
6 個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。
7 個人情報等を提供又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、個人情報等の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)
第53条 個人情報等を取扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第26条第1項第2号に掲げられたサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保するものとする。
(事案の報告及び再発防止措置)
第54条 情報漏えい等の安全確保の上で問題となる事案(以下単に「事案」という。)の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が本規則に違反している事実を知り又は兆候を把握した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者等に報告するものとする。
2 保護管理者等は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行うこととする。
3 保護管理者等は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告するものとする。
4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を学長に速やかに報告するものとする。
5 総括保護管理者は、保護法第26条の規定に基づき、事案の内容等に応じて、事案の内容、経緯、被害状況等について、個人情報保護委員会に対し、速やかに報告するものとする。
6 前項に規定する場合には、総括保護管理者は、本人に対し、当該事態が生じた旨を通知するものとする。
7 保護管理者等は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(監査)
第55条 監査責任者は、保有個人情報等の管理の状況について、定期に又は随時に監査を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(点検)
第56条 保護管理者等は、部局又は室及び課における保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第57条 総括保護管理者又は保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
(雑則)
第58条 この規則に定めるもののほか、個人情報等の管理に関し必要な事項は、学長が別に定める。
附則
この規則は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月27日)
この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月21日)
この規則は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成23年5月18日)
この規則は、平成23年5月18日から施行する。
附則(平成26年7月29日)
この規則は、平成26年8月1日から施行する。
附則(平成27年3月25日)
この規則は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成27年11月18日)
この規則は、平成27年11月18日から施行する。
附則(平成28年3月25日)
この規則は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月31日)
この規則は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月30日)
この規則は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成31年2月20日)
この規則は、平成31年2月20日から施行する。
附則(令和元年12月18日)
この規則は、令和元年12月18日から施行し、平成31年4月1日より適用する。
附則(令和4年3月29日)
この規則は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和6年10月30日)
この規則は、令和6年10月30日から施行する。
